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2017年9月24日光環(huán)國(guó)際學(xué)友會(huì)PMO主題講座《PMO對(duì)組織級(jí)項(xiàng)目管理的貢獻(xiàn)》在清華同方科技廣場(chǎng)順利召開。

? ? ? ? 本期光環(huán)學(xué)友會(huì)講座結(jié)合光環(huán)PMO職位學(xué)友在管理實(shí)踐中的痛點(diǎn)，從PMO存在的本質(zhì)出發(fā)分享了PMO存在的理由、如何從0到1搭建PMO，以及成功運(yùn)營(yíng)PMO關(guān)鍵要素，希望為PMO崗位光環(huán)學(xué)友的管理實(shí)踐提供一些參考和幫助。

? ? ? ? 接下來我們一起回顧下講座內(nèi)容~

本期為我們帶來分享的，是光環(huán)國(guó)際特邀嘉賓郝老師，郝老師曾任愛立信東北亞區(qū)IT/云PMO總監(jiān)，Six Sigma，MBA。具有17年在國(guó)公司重要業(yè)務(wù)和項(xiàng)目管理部門的豐富管理經(jīng)驗(yàn)。

【主講嘉賓郝老師】

01 回歸PMO的本質(zhì)
首先郝老師從《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》中PMO的定義出發(fā)帶我們認(rèn)識(shí)PMO的本質(zhì)--“PMO 是一個(gè)管理架構(gòu)，負(fù)責(zé)規(guī)范項(xiàng)目相關(guān)的治理流程，促進(jìn)資源、手段、工具等的共享。PMO 的職責(zé)涵蓋從提供項(xiàng)目管理支持到直接為項(xiàng)目結(jié)果負(fù)責(zé)。PMO 的具體形式、職能和結(jié)構(gòu)取決于其所在組織的需要。”

1、PMO的具體形式、職能和結(jié)構(gòu)取決于其所在組織/高層的需要。

? ? ? ? PMO既是是一個(gè)組織單元也是一個(gè)管理架構(gòu)，它在組織中負(fù)責(zé)對(duì)管轄領(lǐng)域內(nèi)的項(xiàng)目進(jìn)行集中協(xié)調(diào)。PMO的職責(zé)涵蓋從提供項(xiàng)目管理支持到直接為項(xiàng)目結(jié)果負(fù)責(zé)。

2、PMO的核心職責(zé)是要確保用“對(duì)的”方法去做“對(duì)的”事情。

? ? ? ? PMO是高級(jí)決策層與項(xiàng)目經(jīng)理之間的橋梁，需要通過標(biāo)準(zhǔn)化/一致性管理、監(jiān)督治理、能力培養(yǎng)和經(jīng)驗(yàn)管理來實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，需要保證項(xiàng)目組合的戰(zhàn)略實(shí)施、項(xiàng)目群的利益和成果、各個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)品或服務(wù)交付。

3、PMO職責(zé)分為戰(zhàn)略支持、規(guī)范治理和項(xiàng)目管控。

（1）戰(zhàn)略支持：PMO需要和高層保持一致；完成組織戰(zhàn)略目標(biāo)的分解、溝通、反饋，完成項(xiàng)目組合的建立、優(yōu)先排序分析和報(bào)告；支持決策層做正確的決定；確保與決策層溝通的項(xiàng)目管理相關(guān)數(shù)據(jù)的唯一官方來源；保證整體交付能力&資源管理；以及項(xiàng)目障礙升級(jí)解決。
（2）項(xiàng)目管控：PMO要完成項(xiàng)目/項(xiàng)目群監(jiān)控檢查、項(xiàng)目組合的匯總報(bào)告、項(xiàng)目收益管理、項(xiàng)目間沖突管理以及項(xiàng)目障礙升級(jí)解決。
（3）規(guī)范治理：PMO要完成組織標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施（流程/工具/方法），對(duì)項(xiàng)目群/項(xiàng)目的管控和治理，人員能力培養(yǎng)管理，經(jīng)驗(yàn)/經(jīng)歷/信息安全管理等。

02 PMO存在的理由

既然PMO的具體形式、職能和結(jié)構(gòu)取決于其所在組織的需要，那么PMO存在的理由可以從4個(gè)組織重要利益相關(guān)方的需求維度解讀和挖掘：

1、組織決策層需要支撐

? ? ? ? 決策層需要確保組織戰(zhàn)略的落地實(shí)現(xiàn)、需要確保投資回報(bào)率、需要投資決定時(shí)所需要的精準(zhǔn)信息等

2、項(xiàng)目經(jīng)理需要輔助

? ? ? ? 項(xiàng)目/項(xiàng)目群經(jīng)理需要需要遇到“項(xiàng)目障礙升級(jí)”時(shí)到上級(jí)的高效支持、需要在組織中實(shí)現(xiàn)自身能力提升、個(gè)人職業(yè)發(fā)展，需要提升效率等

3、客戶方需要高質(zhì)按時(shí)交付

? ? ? ? 客戶方需要不管什么項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理如何變更，交付質(zhì)量不能打折扣；項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)的問題不反復(fù)重犯；需要在項(xiàng)目遇到難題時(shí)，能到到項(xiàng)目經(jīng)理所在組織的支持等

4、三方供應(yīng)商需要支持

? ? ? ? 項(xiàng)目對(duì)組織人員&能力需求的預(yù)報(bào)沒有或不準(zhǔn)面臨太多突發(fā)需求，第三方供應(yīng)商希望組織能有統(tǒng)一渠道提出多項(xiàng)目的服務(wù)需求、希望在人員能力開發(fā)上得到組織建議和幫助等

基于以上組織4大利益相關(guān)方的需求，可以推導(dǎo)出PMO機(jī)制對(duì)組織的價(jià)值：
（1）組織戰(zhàn)略正確分解，溝通反饋、落地實(shí)施
（2）確保組織投資回報(bào)的實(shí)現(xiàn)
（3）對(duì)項(xiàng)目/項(xiàng)目群執(zhí)行進(jìn)展?fàn)顟B(tài)的管控治理
（4）項(xiàng)目/項(xiàng)目群信息/數(shù)據(jù)溝通的統(tǒng)一正式渠道
（5）確保項(xiàng)目流程/工具/模板/報(bào)告一致性管理
（6）對(duì)項(xiàng)目(群)人員能力需求做統(tǒng)一規(guī)劃和部署
（7）支持項(xiàng)目(群)經(jīng)理個(gè)人能力提升&職業(yè)發(fā)展
（8）解決“項(xiàng)目障礙升級(jí)”，為項(xiàng)目保駕護(hù)航

03 PMO從0到1 的搭建

?PMO雖然重要但并不是一蹴而就的，它有固定的搭建路線，包括：確定共識(shí)、具體規(guī)劃、實(shí)現(xiàn)過程以及完成搭建。而每一個(gè)搭建過程都有對(duì)應(yīng)的工作和要求，每個(gè)階段需要規(guī)劃實(shí)施的內(nèi)容如下：

1、確定共識(shí)期

（1）獲取組織高層對(duì)PMO的期望&要求
（2）分析組織現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)需求
（3）確定PMO愿景和職責(zé)范圍

2、具體規(guī)劃期

（1）明確PMO在組織內(nèi)外的服務(wù)對(duì)象
（2）明確PMO功能和職責(zé)范圍
（3）繪制 PMO藍(lán)圖（PMO組織架構(gòu)/ PMO團(tuán)隊(duì)角色&責(zé)任/與其他職能部門的接口/ 對(duì)項(xiàng)目（群）執(zhí)行狀況的管控治理架構(gòu)/ 流程/工具/KPIs/ 報(bào)告/例會(huì)的安排原則/PMO搭建的階段計(jì)劃表等)

3、PMO搭建期

（1）與相關(guān)職能部門建立良好互動(dòng)&協(xié)作關(guān)系
（2）實(shí)現(xiàn)藍(lán)圖

4、搭建完成期

（1）搭建完成的正式確認(rèn)和溝通
（2）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和文檔的整理保存
（3）進(jìn)入PMO運(yùn)營(yíng)階段

04 PMO成功運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵要素

在PMO搭建完成后，PMO的運(yùn)營(yíng)變的尤為重要。而PMO成功運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵要素可參考幾個(gè)方面：
1、實(shí)現(xiàn)組織高層/PMO出資人對(duì)PMO的期望與業(yè)務(wù)要求
2、實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目/項(xiàng)目群執(zhí)行狀況的管控治理支持
3、PMO與周邊職能部門的關(guān)系融洽
4、幫助組織完成利益的實(shí)現(xiàn)
5、提升PMO成員的能力
6、持續(xù)優(yōu)化迭代

05 現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)問答

【郝老師與現(xiàn)場(chǎng)光環(huán)學(xué)友問答互動(dòng)】

Q1：關(guān)于PMO如何說服老板？
A1：PMO需和老板保持密度的溝通，盡多列席高層會(huì)議提升對(duì)戰(zhàn)略和項(xiàng)目的理解層次、擴(kuò)大知情范圍，能站在組織戰(zhàn)略需求的高度，用老板話語體系和老板對(duì)話；同事站在戰(zhàn)略高度尋求利益最大化的解決方案、帶著問題和解決方案去找老板，請(qǐng)老板挑選方案。

Q2：如果項(xiàng)目資源有沖突，怎么協(xié)調(diào)？比如有的是盈利型項(xiàng)目，有的是戰(zhàn)略型項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)的想法和我們目前的實(shí)際情況不匹配，資源的協(xié)調(diào)上有沖突，怎么辦？
A2：圍繞戰(zhàn)略重點(diǎn)考慮投資回報(bào)和成本，給老板建議，做建議型需求分析。

Q3：初創(chuàng)型公司的PMO建設(shè)有什么需要，初創(chuàng)型公司和愛立信這樣的大公司相比有什么不一樣的地方？（背景：是互聯(lián)網(wǎng)公司初創(chuàng)型，公司還在生存階段，老板對(duì)PMO的定位簡(jiǎn)單粗暴）
A3：首先，考慮定位，設(shè)置PMO的時(shí)候，老板是希望PMO承擔(dān)什么樣的任務(wù)； 其次，真正意義上的PMO建設(shè)在初創(chuàng)型公司的存在幾乎是沒有的，但是相關(guān)的流程性基礎(chǔ)性的工作要做，隨著公司擴(kuò)張，前期的工作會(huì)對(duì)后期發(fā)生的內(nèi)容起到支持，這時(shí)候再考慮建設(shè)單獨(dú)的PMO部門就有必要，PMO自身功能也是逐步完善的過程。

Q4：公司現(xiàn)在PMO和其他項(xiàng)目部門的關(guān)系很沖突，基本上是對(duì)著干，大家的情況基本上是留作業(yè)和布置作業(yè)的關(guān)系，在落實(shí)和實(shí)操這件事情上基本上沒有下文，彼此應(yīng)付。（背景：自己是小部門的PMO，上面還有公司層面的大PMO）
A4：首先，把自己落成布置作業(yè)的PMO要自我反思，為什么會(huì)是這樣的結(jié)果，流程是否合理，事項(xiàng)是否有必要，上級(jí)給自己授權(quán)的時(shí)候，對(duì)于what、why、how 要衡量清楚；
其次，對(duì)大PMO留下的問題，一定要積極配合，因?yàn)槎叨际亲鼋M織協(xié)同的工作，如果你們二人的數(shù)據(jù)信息不一致，就有可能造成彼此的領(lǐng)導(dǎo)由于信息有誤而發(fā)生矛盾，最后自己還是矛盾的承擔(dān)者。
再次，考慮流程的重要性，如果是大PMO，梳理完流程后，最多打到項(xiàng)目經(jīng)理的主管，但是沒辦法打到項(xiàng)目經(jīng)理，如果想要打到項(xiàng)目經(jīng)理一定需要經(jīng)過3-6個(gè)月的持續(xù)推進(jìn)，才會(huì)看到效果。

最后，有些問題可能屬于PMO和領(lǐng)導(dǎo)之間責(zé)任要規(guī)劃清晰的問題，這個(gè)一旦達(dá)到共識(shí)，是要公司發(fā)文確定的。 Q5：關(guān)于PMO團(tuán)隊(duì)的人選，公司給我6個(gè)招聘指標(biāo)，我現(xiàn)在招了兩個(gè)，我覺得最多4個(gè)就夠了，因?yàn)槲矣X得沒有適合的人，來了以后還的培養(yǎng)。
A5：首先，你的匯報(bào)對(duì)象是誰，如果是CEO的話，一定要精兵強(qiáng)干，學(xué)習(xí)能力、溝通能力、交際能力、全局觀都要具備，至少不是出去給你惹事的。
其次，你的部門定位和領(lǐng)導(dǎo)的期望是否一致，你們公司對(duì)PMO的期待也許很高，但是適合期望的PMO確實(shí)不太好招，如果招的人不合適，以后你的麻煩或者任務(wù)會(huì)很重，因?yàn)槟愕南聦贈(zèng)]有能幫你扛事的。
最后，關(guān)于人員建設(shè)的標(biāo)配問題，我覺得沒有一定的回答數(shù)量，要看很多背景因素，我認(rèn)為合適的才是最好的。

【郝老師和光環(huán)學(xué)友會(huì)志愿者合影】

特別感謝：光環(huán)國(guó)際學(xué)友會(huì)志愿者聯(lián)盟學(xué)友（排名不分先后）
陳月、戴靜、董冰、高鵬飛、賀文凱、李想、李朦、林文彧、劉玉杰、路剛、汪麗娜、王化亮、王潔、王思思、夏沁芳、薛晶、閆祺琦、楊麗、袁啟洪、張磊、張斯蕓、趙洪亮、鄭炎、祝佳
溫馨提示：
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